Dobro organizovan kvalitativni prijem jedan je od najvažnijih zadataka svakog skladišta ili distributivnog centra za voće i povrće. Bilo da se roba zadržava dan-dva ili skladišti na duži rok, prijem plodova najboljeg kvaliteta predstavlja imperativ kako bi se izbegli neplanirani gubici.
Dobro organizovan kvalitativni prijem spašava vas glavobolje
Dobro organizovan kvalitativni prijem,spašava vas glavobolje u danima nakon prijema. Jer, hladnjača nije bolnica, ona ne popravlja ono što je loše, samo pomaže da se plodovi duže sačuvaju. A koliko dugo će zadržati zadovoljavajuć kvalitet, zavisi od toga kakvi su plodovi uskladišteni.
Zato, vaš fokus mora biti na tome kvalitativni prijem bude dobro organizovan i da se efikasno sprovodi.
Najpre definišite kakav kvalitet želite
Pre svega, morate definisati nivo kvaliteta robe. On će u najvećoj meri zavisiti od namene, tržišnih uslova a neretko i same sezone. Usled nestašica, pojedini nedostaci (npr. loša obojenost ili krupnoća plodova) se mogu tolerisati u većoj meri nego u normalnim sezonama.
Neki od parametara kvaliteta već su definisani odgovarajućim pravilnicima, ali neki zavise od onoga što se vremenom iskristalisalo na tržištu kao prihvatljivo. Dobar primer je krupnoća jabuka. U važećem republičkom pravilniku u Srbiji, minimalna krupnoća I klase jabuka je 65 mm u prečniku, ali je opšteprihvaćeno na tržištu da I klasa treba da ima barem 70 mm.
Razlog za ovo leži u tome što su moderne sorte uglavnom krupnijih plodova pa su se i očekivanja kupaca promenila.
Kupac je uvek u pravu, ili možda ne?
Osim pravilnika i tržišnih uslova, na to kakvo voće i povrće ćete zaprimati utiče i očekivanje kupaca. Dostupnost plodova tokom čitave godine, kod kupaca je stvorilo određena očekivanja u pogledu izgleda, krupnoće i ukusa plodova.
Ovaj činilac morate uzeti u obzir ali morate biti oprezni da ne odete predaleko i da se udovoljavanje kupcima ne izrodi u preterivanje. Ugrozićete svoje snabdevanje, uzrokovati znatno više cene robe u nabavci i verovatno na kraju biti nekonkurentni.
Postavljanje previsokih parametara znači da će se više plodova odbacivati prilikom pakovanja. Ovo uzrokuje da vas dobavljači izbegavaju jer moraju izbacivati i plodove koje drugi prihvataju bez problema. Na taj način oni ostaju sa većim procentom robe niže klase koja ima znatno nižu cenu.
Definišite nivo tolerancije
Definisanje nivoa kvaliteta radi se kroz izradu pravilnika i specifikacija proizvoda u kojima se jasno navode parametri kvaliteta.
Svaki pravilnik o kvalitetu ima unapred definisana dozvoljena odstupanja od definisanih parametara. Obično se izražava kao dozvoljeni procenat plodova u jedinici pakovanja koji mogu imati određene nedostatke.
Tako npr. minimalna tražena krupnoća jabuka može biti 70 mm u prečniku ali do 10 % plodova u jedinici pakovanja (gajbi) može imati krupnoću koja je do 5 mm manja (tj. 65 mm u prečniku). Ili, npr. do 5 % plodova u jedinici pakovanja može imati manje nedostatke nastale kao posledica biljnih bolesti ili štetočina. Ali samo ako ona ne utiču na upotrebnu vrednost plodva, tj. ne čine ih ne jestivim.
Na konkretnom primeru kod jabuke, tolerišu se suve fleke od nekih biljnih bolesti čija ukupna površina na plodu ne prelazi 1 santimetar kvadratni (približno veličina nokta na prstu).
A da bi vam bilo lakše da steknete utisak o tome koliko je 5 %, najlakše je reći da u jednoj standardnoj trorednoj gajbi (jabučaru), u kojoj su plodovi krupnoće od 70 mm u prečniku, 3 do 5 plodova može imati ovakvu vrstu oštećenja.
Treba imati u vidu da se oštećenja sabiraju pa u tih 5 % mogu ući manja mehanička oštećanja i sl. a ne po 5% od svake vrste oštećenja.
Odredite ko je odgovoran za kvalitativni prijem
Specifikacije, deluju kao suvoparan dokument i mnogi ih ne doživaljavaju kao neophodne, a zapravo obezbeđuju da svi u lancu snabdevanja imaju jasne smernice o nivou kvaliteta. One obezbeđuju da nabavka zna šta traži od dobavljača, kontrola kvaliteta zna šta kontroliše a prodaja zna šta nudi kupcima.
Osim izrade specifikacija, neophodno je jasno i nedvosmisleno definisati ko je ovlašćen da donosi određene odluke. Jer kada je roba zadovoljavajućeg kvaliteta, sve je lako i ide kao po loju. Slično je i kada se pojavi roba koja je očigledno lošeg kvaliteta i nije za prijem.
Problemi nastaju kada se pojavi isporuka koja je na granici i neko mora da donese odluku. Tada se, po pravilu, javlja situacija da svaki tim vuče na svoju stranu. Pa nabavka tvrdi da je roba adekvatna za prijem, kontrola kvaliteta bi da vrati robu, a prodaja ide po principu daj šta daš samo da nema propuštenu prodaju. I tu najčešće dolazi do trvenja ali i najvećeg broja greški. Zbog toga je jako važno na unapred definisati ko donosi odluke.
U zavisnosti od kompleksnosti vaše organizacije to može biti neko iz menadžmenta, ili sektora kontrole kvaliteta ili bilo ko drugi ko ima autoritet i znanje da preseče odluku koja može imati značajne finansijske posledice.
Stalna edukacija zaposlenih je presudna
Ono što kvalitativni prijem čini verovatno i najkompleksnijom operacijom u skladištu jeste što se njime zapravo procenjuje rizik od pojave gubitaka u periodu od ulaza do prodaje. A tu procenu nije uvek moguće dati isključivo na osnovu pravilnika, već je potrebno dobro oko, mnogo iskustva i izuzetno poznavanje robe.
Zato uvek ostaje jedan deo koji je nemoguće definisati dokumentima. Ovaj jako važan deo slagalice zvane kvalitativni prijem, zahteva veliko iskustvo i znanje onih koji taj posao rade. Upravo to iskustvo i znanje predstavlja ono što dopunjuje pravilnike i specifikacije i pravi razliku.
Zato se zaposleni u kontroli kvaliteta moraju neprestano edukovati. Takođe to moraju biti ljudi od integriteta kojima možete dati poverenje da donose ovakve odluke.
U idealnoj situaciji, kontrola kvaliteta bi morala biti ta koja donosi konačnu odluku, i to isključivo na osnovu svog znanja i skustva. Neretko se zahteva prijem robe lošijeg kvaliteta jer je roba već ugovorena i u tom trenutku je teško obezbediti alternativu ili je npr. oglašena akcija proizvoda a druge količine u tom trenutku nema.
Donošenje odluke u ovakvim okolnostima može vas dugoročno koštati mnogo više kroz visoke otpise, reklamacije od strane kupaca ukoliko ste veletrgovac ili nezadovoljstvo kupaca u radnjama ako ste maloprodaja. Zato se ovakvim odstupanjima mora pristupiti sa velikom pažnjom i u punim poverenjem u osobe zadužene za kvalitativni prijem.
Poslednji korak u organizaciji rada je izrada odgovarajućih kompanijskih procedura u kojima se definišu svi procesi vezani za kvalitativni prijem.
Jako je važno da proces prijema robe prilagodite sistemu rada vaše kompanije ali i čisto praktičnim činiocima, poput prostora kojim raspolažete, vremenskim okvirom tokom kojeg morate završiti prijem itd.
Samim tim, definisanje procesa kvalitativnog prijema robe ne sme biti puko ispunjavanje forme ili prepisavnje tuđih pravilnika i procedura. On mora biti prilagođen vama i kapacitetima kojima raspolažete u svakom smislu. I možda još važnije, mora postojati volja za njegovim sprovođenje u punoj meri.
